Hệ thống CRM do chúng tôi phát triển dự trên nền web. Tất cả giao diện sử dụng từ  người quản trị hệ thống, khách hàng, nhân viên quý công ty sử dụng đều là web. Để sử dụng hệ thống này chỉ cần máy tính có kết nối internet
Mô hình hệ thống:

Kiến trúc hệ thống xây dựng dựa trên nền web, người sử dụng không cần phải cài đặt phần mềm, chỉ cần kết nối internet/mạng nội bộ thì vẫn có thể dùng được phần mềm. Đặc biệt, có một phần hệ thống có thể truy cập sử dụng bằng thiết bị smart phone (điện thoại di động) có hỗ trợ internet

Các quy trình nghiệp vụ tổng quan của hệ thống CRM

1. Quy trình nghiệp vụ chung

2. Quy trình tiếp thị

3. Quy trình bán hàng

4. Quy trình dịch vụ sau bán hàng

II. Đối tượng người sử dụng trong hệ thống

1. Người quản trị hệ thống

- Thiết lập hệ thống phân quyền

- Đặt lịch sao lưu dữ liệu

- Phục hồi dữ liệu khi cần

2. Nhà quản lý

- Thiết lập thông tin ban đầu: từ điển, thông tin về cơ sở dữ liệu

- Tạo các cây thư mục chứa tài liệu

- Lập các chiến dịch tiếp thị

- Theo dõi tiến trình thực hiện của mỗi chiến dịch

- Tạo các mẫu tài liệu dùng chung cho các chiến dịch, cho công việc hang ngày của nhân viên

- Theo dõi các công việc thực hiện của từng nhân viên

- Thống kê tình hình kinh doanh qua các báo cáo

3. Nhân viên

- Nhập đầy đủ thông tin về khách hàng tiềm năng, liên hệ, tổ chức…

- Lập kế hoạch công việc hàng ngày

- Thực hiện các công việc đã lập và công việc được giao

Mô tả các chức năng chính của hệ thống CRM

1.Từ điển :

Từ điển là một hệ thống chỉ tiêu phân loại, giúp doanh nghiệp thống kê,phân tích nguồn dữ liệu của doanh nghiệp mình theo các tiêu chí khác nhau,đồng thời đảm bảo được tính thống nhất về ngôn từ trong cùng một đơn vị.

2.Bàn làm việc

2.1 Bàn làm việc là gì ? Bàn làm việc bao gồm một nhóm các biểu đồ/đồ thị hiển thị các dữ liệu báo cáo hoạt động kinh doanh và những thông tin nhắc nhở về lịch hẹn và nhiệm vụ cần thực hiện của cá nhân. Giao diện Bàn làm việc có thể được thay đổi theo ý muốn.
2.2 Ý nghĩa của Bàn làm việc trong hệ thống CSSE CRM 2010: Bàn làm việc bao gồm một nhóm các biểu đồ/đồ thị hiển thị các dữ liệu báo cáo hoạt động kinh doanh và những thông tin nhắc nhở về lịch hẹn và nhiệm vụ cần thực hiện của cá nhân. Giao diện Bàn làm việc có thể được thay đổi theo ý muốn.

3. Tiềm năng

3.1 Tiềm năng là gi ? Tiềm năng là một triển vọng hay một cơ hội tiềm tàng – là đối tượng có thể trở thành khách hàng của doanh nghiệp, cho dù khả năng là rất nhỏ. Khách hàng tiềm năng có thể là người trong một hội nghị thể hiện sự quan tâm đến sản phẩm của doanh nghiệp, hay một ai đó điền vào một khuôn mẫu trên website của doanh nghiệp,…
3.2 Vai trò của Tiềm năng trong hệ thống CSSE CRM 2010 ? Phân hệ Tiềm năng giúp người sử dụng theo dõi, phân tích, thống kê các khách hàng tiềm năng từ khi được tạo ra cho tới khi kết thúc, tình trạng của các khách hàng tiềm năng; đồng thời, người sử dụng biết được họ đã thu được bao nhiêu khách hàng tiềm năng theo từng lĩnh vực, các nguồn khách hàng tiềm năng đó hoạt động như thế nào, có bao nhiêu khách hàng tiềm năng cần được quan tâm, nguồn gốc chủ đạo của các tiềm năng là gì, mức độ quan tâm của từng khách hàng tiềm năng đối với sản phẩm của doanh nghiệp. Từ đó, người sử dụng xác định được mức độ cần quan tâm đối với từng khách hàng tiềm năng để nhằm đạt được nhiều cơ hội bán hàng hơn từ những khách hàng tiềm năng đó.

4. Tổ chức

4.1 Tổ chức là gì ? Tổ chức là tất cả các khách hàng, đối tác và đối thủ của doanh nghiệp. Một tổ chức bao gồm các thông tin khác nhau như tên tổ chức, địa chỉ, số điện thoại, các cơ hội bán hàng, tình huống, hoạt động,… gắn với tổ chức đó.

4.2 Vai trò của tổ chức trong hệ thống CSSE CRM 2010 Phân hệ Tổ chức cho phép người sử dụng theo dõi, phân tích, thống kê tất cả các giao dịch của mỗi cá nhân bán hàng với các tổ chức có liên quan đến các cơ hội và các hợp đồng bán hàng. Đồng thời, người sử dụng có thể biết trong một khoảng thời gian tuỳ chọn họ đã giao dịch với những tổ chức nào, đâu là tổ chức họ cần quan tâm, những tổ chức nào là tổ chức đối tác… từ đó có thể đưa ra được quyết định chiến lược, thúc đẩy hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

5. Liên hệ

5.1 Liên hệ là gì Liên hệ là tất cả các cá nhân liên quan đến tổ chức mà doanh nghiệp cần theo dõi, ví dụ như trưởng phòng kinh doanh hay giám đốc của một công ty,... Một liên hệ bao gồm các thông tin khác nhau như họ và tên, chức danh, địa chỉ, số điện thoại,...

5.2 Vai trò của Liên hệ trong hệ thống CSSE CRM 2010 Phân hệ Liên hệ cho phép người sử dụng theo dõi, phân tích, tổng hợp thông tin về người liên hệ và vai trò của họ trong các tổ chức và các cơ hội bán hàng. Bằng những thông tin đó, người bán hàng sẽ định hướng được cách tiếp cận hiệu quả hơn nhằm đạt được nhiều doanh thu hơn từ những tổ chức của người liên hệ đó.

6. Cơ hội

6.1 Cơ hội là gì ? Cơ hội là những triển vọng bán hàng hay những thương vụ đang còn thương lượng. Một cơ hội bao gồm các thông tin khác nhau như tên cơ hội, tổ chức, chiến dịch, loại, số tiền, giai đoạn, tỉ lệ...

6.2 Vai trò của cơ hội tròn hệ thống CSSE CRM 2010 Phân hệ Cơ hội cho phép theo dõi, thống kê, phân tích, tổng hợp các giao dịch hàng ngày của nhân viên bán hàng, có bao nhiêu cơ hội đang ở giai đoạn nào, bao nhiêu cơ hội thành công, bao nhiêu cơ hội đang đi vào ngõ cụt, bao nhiêu cơ hội thất bại, doanh số của các cơ hội, tổng số các cơ hội theo từng sản phẩm trong tháng… Từ đó, nhân viên bán hàng có thể quản lý chặt chẽ từng cơ hội bán hàng xác định những cách tiếp cận khách hàng một cách hiệu quả nhất, người quản lý có thể phân tích, dự đoán được tình hình kinh doanh của doanh nghiệp trong thời gian kế tiếp, kịp thời thay đổi, áp dụng những chiến lược kinh doanh phù hợp nhằm đạt được lợi nhuận tối đa.

7. Chiến dịch

7.1 Chiến dịch là gì ? Chiến dịch là một chiến lược tiếp thị bán hàng mà doanh nghiệp lập kế hoạch, quản lý và theo dõi. Đó có thể là chương trình thư tín trực tiếp, hội thảo, ấn bản quảng cáo, gửi email, hay các loại hình tiếp thị khác.

7.2 Vai trò của chiến dịch trong hệ thống CSSE CRM 2010 Phân hệ Chiến dịch giúp các doanh nghiệp thiết lập, quản lý và theo dõi tất cả các thông tin về chiến dịch sao cho hiệu quả nhất, bao gồm việc lập danh sách đối tượng mà chiến dịch muốn nhắm tới, cơ hội bán hàng của chiến dịch, cơ hội bán hàng phát sinh, các công việc phải thực hiện hay các tài liệu, ghi chú liên quan đến chiến dịch…

8. Hợp đồng

8.1 Hợp đồng là gì ? Hợp đồng là sự thỏa thuận bằng văn bản giữa hai hay nhiều bên. Nhiều công ty sử dụng hợp đồng để xác định các điều khoản kinh doanh với các công ty khác. Một hợp đồng bao gồm các thông tin khác nhau như tên cơ hội, trích yếu, tổ chức, diễn giải, tình trạng, ngày hiệu lực …

8.2 Vai trò của Hợp đồng trong hệ thống CSSE CRM 2010 Phân hệ Hợp đồng trong CSSE CRM 2010 cho phép người sử dụng quản lý chặt chẽ từng hợp đồng bán hàng, thống kê có bao nhiêu cơ hội bán hàng đã sinh được hợp đồng, tỉ lệ bán hàng thành công từ khách hàng tiềm năng và khách hàng triển vọng của các chiến dịch tiếp thị là bao nhiêu, doanh thu từ các hợp đồng…Qua đó người quản lý hoàn toàn có thể đánh giá được hiệu quả làm việc của từng nhân viên.

9. Tình huống

9.1 Tình huống là gì ? Tình huống là tất cả những câu hỏi, phản hồi, thắc mắc… của khách hàng đối với doanh nghiệp và những giải pháp cho các trường hợp đó.

9.2 Vai trò của tình huống trong hệ thống CSSE CRM 2010 Phân hệ Tình huống giúp người sử dụng quản lý, theo dõi tất cả các phản hồi, thắc mắc của khách hàng. Từ đó, người quản lý biết được những thông tin nào về sản phẩm chưa được phổ biến đầy đủ đến khách hàng và có những giải pháp giải quyết tối ưu nhằm gia tăng sự hài lòng của khách hàng đối với doanh nghiệp; nhân viên bán hàng có thể quản lý và theo dõi các tình huống liên quan tới khách hàng đang giao dịch, tra cứu và giải quyết các tình huống theo mức độ ưu tiên cần thiết theo từng đối tượng khách hàng.

10. Hoạt động

10.1 Hoạt động là gì ? Tình huống là tất cả những câu hỏi, phản hồi, thắc mắc… của khách hàng đối với doanh nghiệp và những giải pháp cho các trường hợp đó.

10.2 Vai trò của Hoạt động trong hệ thống CSSE CRM 2010 Phân hệ Tình huống giúp người sử dụng quản lý, theo dõi tất cả các phản hồi, thắc mắc của khách hàng. Từ đó, người quản lý biết được những thông tin nào về sản phẩm chưa được phổ biến đầy đủ đến khách hàng và có những giải pháp giải quyết tối ưu nhằm gia tăng sự hài lòng của khách hàng đối với doanh nghiệp; nhân viên bán hàng có thể quản lý và theo dõi các tình huống liên quan tới khách hàng đang giao dịch, tra cứu và giải quyết các tình huống theo mức độ ưu tiên cần thiết theo từng đối tượng khách hàng.

11. Tài liệu

11.1 Tài liệu là gì ? Tài liệu là nơi lưu trữ các tệp thông tin dùng chung cho toàn bộ người sử dụng trong doanh nghiệp, ví dụ như các quy định, chính sách, kinh nghiệm…

11.2 Vai trò của tài liệu trong hệ thống CSSE CRM 2010 Phân hệ Tài liệu cho phép doanh nghiệp quản lý tập trung tất cả các thông tin chung của doanh nghiệp mình tại cùng một nơi, tránh việc rải rác tài liệu khó quản lý và dễ mất mát. Đồng thời, phân hệ Tài liệu giúp người sử dụng dễ dàng tra cứu thông tin cần thiết về doanh nghiệp mình.

12. Trộn thư

12.1 Mục đích của Trộn thư Trộn thư là công cụ hỗ trợ đắc lực cho các chiến dịch tiếp thị và kinh doanh bằng cách tạo ra hàng loạt thư, nhãn, phong bì… có nội dung tương đối giống nhau để gửi đích danh cho từng đối tượng khách hàng trong thời gian siêu ngắn. Ví dụ: Công ty ABC muốn gửi 1000 thư tay cho khách hàng của mình. Để soạn được đủ 1000 lá thư đó để gửi đích danh cho từng người như “Kính gửi Ông/Bà Nguyễn Văn Nam…” theo cách thông thường sẽ mất rất nhiều thời gian. Với công cụ Trộn thư, chỉ trong vài phút, Công ty ABC có thể tạo được 1000 lá thư như vậy.

13. Gửi email hàng loạt

13.1 Mục đích của Gửi email hàng loạt Gửi Email hàng loạt là công cụ hỗ trợ đắc lực cho các chiến dịch tiếp thị và kinh doanh bằng cách gửi những email có nội dung tương đối giống nhau tới địa chỉ email của hàng vạn khách hàng trong thời gian siêu ngắn. Ví dụ: Công ty ABC tổ chức Chiến dịch Aladdin nhằm quảng bá sản phẩm mới qua thư điện tử. Trong chiến dịch này, công ty dự tính sẽ gửi thư giới thiệu sản phẩm mới cho 1000 khách hàng của mình. Nếu gửi theo cách thông thường, Công ty ABC sẽ mất rất nhiều thời gian, và nội dung thư rất khó gửi đích danh đến từng khách hàng. Nhờ có công cụ Gửi Email hàng loạt, Công ty ABC chỉ cần lập danh sách 1000 khách hàng cần gửi thư, sau đó soạn một bức thư mẫu hoặc kích chọn mẫu thư đã lập sẵn, rồi tiến hành gửi email hàng loạt. Chỉ trong thời gian vài phút, Công ty ABC đã có thể gửi email đến cho 1000 khách hàng đó, với nội dung email gửi đích danh tới từng khách hàng như: “Kính gửi Ông/Bà: Nguyễn Văn Nam - Giám đốc Công ty ABC…”

14. Gửi SMS hàng loạt

14.1 Mục đích của Gửi SMS hàng loạt Gửi SMS hàng loạt là công cụ hỗ trợ đắc lực cho các chiến dịch tiếp thị và kinh doanh bằng cách gửi những tin nhắn có nội dung tương đối giống nhau tới máy di động của hàng vạn khách hàng trong thời gian siêu ngắn. Ví dụ: Nhân dịp năm mới, Công ty ABC muốn gửi tin nhắn chúc mừng năm mới tới 1000 khách hàng của mình. Nếu nhắn tin theo cách thông thường tới từng người một, Công ty ABC sẽ mất rất nhiều thời gian, trong khi tin nhắn khó gửi đích danh tới từng đối tượng. Nhờ có công cụ Gửi SMS hàng loạt, Công ty ABC chỉ cần lập danh sách 1000 khách hàng cần gửi tin nhắn, sau đó soạn một tin nhắn mẫu hoặc kích chọn mẫu tin nhắn đã soạn sẵn, rồi tiến hành gửi SMS hàng loạt. Chỉ trong thời gian vài phút, Công ty ABC đã có thể gửi tin nhắn tới máy di động của 1000 khách hàng đó với những thông tin được cá nhân hóa tới từng khách hàng, như: Nhân dịp năm mới, Công ty ABC chúc Ông Nguyễn Văn Nam một năm mới An Khang Thịnh Vượng!

15. Đối tác

15.1 Đối tác là gì Đối tác là những tổ chức tương tác, hỗ trợ doanh nghiệp thúc đẩy các cơ hội, tiến trình bán hàng trên cơ sở hai bên cùng có lợi. Rất nhiều hoạt động bán hàng được dựa trên mối quan hệ đối tác và sự hợp tác với các công ty khác. Đối với mỗi cơ hội hay tổ chức được tạo ra, danh sách các đối tác có liên quan cho phép bạn lưu trữ thông tin về các đối tác và vai trò của họ trong cơ hội bán hàng hay tổ chức. Một đối tác phải là một tổ chức đang tồn tại trong CSSE CRM 2010

16. Đối thủ

16.1 Đối thủ là gì ? Đối thủ là một tổ chức có các sản phẩm cạnh tranh với doanh nghiệp. Bạn có thể theo dõi các đối thủ trong một thương vụ bằng cách lập danh sách các đối thủ trong cơ hội đó. Theo dõi đối thủ là việc ghi nhận các điểm mạnh, điểm yếu của đối thủ để từ đó hoạch định được những chiến lược kinh doanh thích hợp.

17. Triển vọng

17.1 Triển vọng là gì ? Trước khi tổ chức một chiến dịch, doanh nghiệp cần xác định được những đối tượng mà họ sẽ nhắm tới trong chiến dịch đó. Đồng thời, trong quá trình tổ chức chiến dịch, có những khách hàng tiềm năng mới được phát sinh ra. Để có thể quản lý tốt những đối tượng này, doanh nghiệp thực hiện việc quản lý Triển vọng.

18. Sản phẩm

18.1 Sản phẩm là gì ? Sản phẩm là những mặt hàng của doanh nghiệp được bán trong các cơ hội bán hàng. Doanh nghiệp có thể thêm mới sản phẩm và giá cả của sản phẩm đó vào từ điển Sản phẩm để quản lý.

18.2 Vai trò của sản phẩm trong hệ thống CSSE CRM 2010 Từ điển Sản phẩm giúp cho doanh nghiệp quản lý tập trung tất cả các sản phẩm và giá cả của doanh nghiệp tại cùng một nơi. Trang Sản phẩm trong phân hệ Cơ hội và phân hệ Hợp đồng giúp cho nhân viên bán hàng lựa chọn sản phẩm gắn với các cơ hội bán hàng và hợp đồng của họ.

19. Ghi chú & Đính kèm

19.1 Ghi chú & Đính kèm là gì ? Ghi chú & Đính kèm là các chú ý và các tài liệu có liên quan gắn liền với các đối tượng đang được theo dõi tại các phân hệ chính, bao gồm phân hệ Tiềm năng, Liên hệ, Tổ chức, Cơ hội, Hợp đồng, Chiến dịch, Tình huống.

19.2 Vai trò của Ghi chú & Đính kèm trong hệ thống CSSE CRM 2010 Thông tin được lưu trữ trong phần Ghi chú & Đính kèm giúp cho người sử dụng quản lý các chú ý và tài liệu về từng đối tượng một cách chi tiết, đầy đủ, khoa học và hiệu quả hơn trong quá trình tác nghiệp, đem lại hiệu quả cao trong kinh doanh.

20. Tìm kiếm

21. Báo cáo

22. Biểu đồ

23. Tùy biến giao diện hiển thị